DICAS PARA ADMINISTRAR SEU CONSULTÓRIO

Administrar um consultório não é uma tarefa simples. Como falamos em outro post aqui no blog, envolve um conhecimento interdisciplinar e, por isso, muitos até optam por terceirizar as funções administrativas. Agora, para quem encara esse desafio, vale conferir algumas dicas importantes.

Primeiro, considere o seu consultório como sua empresa. Ela tem impostos, contas a pagar, clientes a servir, precisa de marketing e de gestão! Portanto, desenvolva competências de um empresário e de um empreendedor. E não pense que se trata de redundância, porque não é! Tanto um quanto o outro tem um papel específico e, por isso, exigem competências distintas.

O empreendedor sabe identificar problemas e oportunidades, desenvolve soluções e investe recursos na criação de algo positivo para a sociedade. Dentre suas competências destacam-se: iniciativa, persistência, planejamento, liderança. Já o empresário pode até ter características de um empreendedor, mas seu foco está na perpetuação do negócio ou da empresa. Suas competências estão relacionadas ao controle de custos, despesas e receitas, gestão de equipe, atendimento ao cliente, atingimento de metas, entre outras.

Unir as características do empreendedor e do empresário vai garantir uma administração eficiente e inovadora para seu consultório. Sabendo disso, considere:

1. Inovar a sua agenda.

Segundo uma pesquisa realizada pela Resolvve, 62% dos profissionais liberais entrevistados usam agenda de papel e menos de 10% dispõem de um sistema digitalizado. Essa gestão manual pode causar a perda de tempo e o aumento da possibilidade de erros. Em contrapartida, ter as informações digitalizadas implica em uma significativa oportunidade de melhoria na gestão, agregando muito mais valor ao negócio. Existem softwares com ótimo custo benefício que permitem agendamentos instantâneos – o próprio cliente pode marcar sua consulta nos horários disponíveis; lembrete de consulta – o sistema envia, automaticamente, uma mensagem lembrando o dia e horário da consulta; gerenciamento das consultas – o profissional liberal pode verificar sua agenda diariamente e integrá-la a sua agenda pessoal, organizando melhor seu tempo e obtendo mais qualidade de vida.

2. Elaborar relatórios.

Seja numa planilha de Excel ou usando um software de gestão, você pode e deve organizar informações relacionadas ao seu negócio: dados dos clientes, controle de convênios, quantidade de consultas realizadas no período, formas de pagamento etc. Ter acesso a todas as informações do seu consultório ajuda na tomada de decisões assertivas.

3. Priorizar seu atendimento.

A sua relação com seus clientes é fundamental para que seu consultório funcione bem. Então, tenha sempre a mão o histórico do seu cliente para garantir um atendimento personalizado e mais eficiente. E procure atender no horário agendado, evitando atrasos.

4. Monitorar as contas.

Mantenha o controle das contas a pagar e a receber e o monitoramento dos recibos para que seu consultório opere sempre no azul. Também é importante manter um fluxo de caixa, organizando a entrada e a saída de recursos, pois isso ajuda a mensurar o seu crescimento. Outra dica muito importante: não misture as contas pessoal e profissional. Procure ter um pró-labore mensal, previamente definido, se possível, e utilize esse dinheiro para suas despesas pessoais.

5. Calcular o valor da consulta:

se possível, pesquise com outros profissionais da área o valor da consulta; considere também o custo mensal do consultório, a capacidade de atendimento no mês e sua expectativa de ganho.

6. Investir em marketing:

há um ditado popular que diz: “quem não é visto, não é lembrado”. E em tempos de isolamento social, é necessário nos mantermos “ativos digitalmente”. Por isso, invista em marketing de conteúdo, ou seja, produção de artigos, dicas, vídeos e outras informações para canais digitais, como blogs e redes sociais, isso contribui para torná-lo uma autoridade em seu segmento de atuação. Além disso, invista também em anúncios pagos em ferramentas de busca como o Google, isso atrai mais audiência para o seu negócio.

7. Controlar os insumos:

seu consultório precisa de equipamentos eletrônicos, material de escritório, além de outros insumos para funcionar adequadamente. Portanto, faz-se necessário realizar a manutenção preventiva desses equipamentos, em especial os mais caros, para evitar que fiquem parados ou demandem substituição com frequência. Por isso, é importante manter uma planilha para controlar a aquisição, reparo e utilização dos insumos.

8. Manter-se atualizado:

parafraseando Peter Senge, o único diferencial que seu consultório pode ter é a sua capacidade de aprender mais rápido que a concorrência. Portanto, busque novos conhecimentos constantemente.

A Resolvve pode apoiá-lo nesse desafio diário de gerir um consultório, proporcionando a você mais tempo de qualidade para seus clientes. E para contribuir com seu aprendizado contínuo, continue acompanhando nosso blog.

Até a próxima!

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